Konsep Sistem Informasi Manajemen
1.1 Sumber
Daya Organisasi
A. Jenis
– Jenis Sumber Daya
1. Sumber
Daya Fisik
Sumber
daya fisik terdiri dari :
a) Man
(Manusia)
Mengingat sumber daya
manusia (SDM) merupakan resource yang paling strategis dimiliki perusahaan, SDM
perlu dikelola dengan tepat, yang mutlak memerlukan suatu system informasi
karena semua kegiatan manajemen SDM yang efisien dan efektif didasarkan pada
system informasi. Mulai dari perencanaan, pembuatan uraian jabatan, deskripsi
pekerjaan, spesifikasi tugas, standar hasil pekerjaan, rekuitmen, seleksi,
orientasi, penempatan, pelatihan dan pengembangan, penilaian kinerja, system
imbalan, perencanaan dan pengembangan karier, penegakan disiplin dan etos
kerja, pemeliharaan hubungan yang serasi dengan para karyawan, pemeliharaan
hubungan kinerja dan pensiunan, serta pelaksanaan audit SDM.
b) Money
(Uang)
Uang
merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat
tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari
jumlah uang yang beredar dalam perusahaan.
Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting untuk mencapai
tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan
berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji
tenaga kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan harus dibeli serta berapa hasil
yang akan dicapai dari suatu organisasi.
Sebagai
sarana kerja, uang mutlak perlu dikelola dan dimanfaatkan berdasarkan prinsip
efisiensi setinggi mungkin. Dasar pertimbangannya adalah kemampuan perusahaan
memperoleh uang sebagai modal awal atau untuk kepentingan operasional selalu
terbatas. Oleh karena itu, manajemen harus sering mencari dana tambahan dari berbagai
sumber. Dalam penggunaan dana ini kita tidak boleh boros dalam pemanfaatannya.
c) Material
Material
terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi atau
bahan mentah dan bahan baku. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih
baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan
bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Namun dalam kenyataannya tidak
banyak perusahaan yang menguasai atau memiliki sumber bahan mentah atau bahan
baku yang diperlukan untuk diolah lebih lanjut menjadi produk perusahaan, jadi
perusahaan membeli bahan dari pemasok tertentu. Dalam menghadapi pemasok,
perusahaan dihadapkan pada rumus penawaran dan permintaan.
Untuk selanjutnya bahan mentah atau bahan baku
diolah lebih lanjut sehingga menjadi produk andalan atau produk hasil
diversifikasi. Dalam hal ini, prinsip efisiensi harus dipegang teguh.
d) Machine
(Mesin)
Machine
atau Mesin
digunakan untuk memberi kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar
serta menciptakan efesiensi kerja. Mengingat dalam kinerjanya mesin dipakai
sebagai alat yang berfungsi mengefektifkan dan mengefisienkan waktu. Selain
itu, sebagai upaya menghasilkan produk, suatu perusahaan menggunakan mesin –
mesin, mulai dari yang sederhana hingga yang sangat canggih. Agar dapat
digunakan selama mungkin perlu diperhatikan pengadaan, penggunaan, perawatan,
dan penghapusan mesin.
2. Sumber
Daya Konseptual
Sumber daya
konseptual dalam hal ini adalah informasi. Informasi sebagai resource penting.
Informasi juga berhubungan dengan tekhnologi dalam perkembangan dan berbagai
terobosan tekhnologikal, seperti ungkapan tidak ada lagi segi kehidupan yang
tidak disentuh oleh tekhnologi informasi yang berlaku untuk semua jenis
organisasi termasuk dalam bidang bisnis dan individu. Oleh karena itu, dalam
pengelolaan kegiatan bisnis, informasi harus diberlakukan sebagai salah satu
resource yang kritikal. Dikatakan demikian karena dilihat dari sudut apa pun,
pengelolaan perusahaan pasti memerlukan informasi yang akurat, lengkap,
mutakhir, dapat dipercaya, serta disimpan sedemikian rupa sehingga mudah untuk
ditelusuri apabila diperlukan.s
1.2
Sistem Informasi Manajemen
A.
Pengertian Sistem dan Konsep Dasar Informasi Manajemen (SIM)
Menurut Robert A. Leitch ; sistem informasi adalah suatu sistem di dalam
suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
diperlukan. Sedangkan SIM adalah sebuah kelengkapan
pengelolaan dari proses-proses yang menyediakan informasi untuk manajer guna
mendukung operasi-operasi dan pembuatan keputusan dalam sebuah organisasi.Pada
SIM, masukan yang diberikan berupa data transaksi yang telah diproses, beberapa
data yang asli, model-model pengolahan data. Kemudian data-data tersebut akan diproses.
Proses yang terjadi berupa pembuatan laporan-laporan yang ringkas,
keputusan-keputusan yang rutin dan jawaban dari query yang diberikan.
Sistem informasi dibagi menjadi 3 konsep
dasar SIM, yaitu :
1. Sistem,
adalah kumpulan dari elemen – elemen yang bergabung bersama – sama untuk
mencapai tujuan umum. Sistem diumpamakan adalah organisasinya dan elemen –
elemen merupakan bagian dari system. Oleh karena itu, konsep dari SIM adalah
pengoptimalan output organisasi dengan pelaksanaan subsistem – subsistem
melalui suatu media pertukaran informasi.
2. Informasi,
merupakan bahan mentah yang penting dalam pembulatan keputusan informasi
terdiri dari data yang telah diperbaiki dan diproses, digunakan untuk
perencanaan pelaksanaan dan pengawasan operasi perusahaan. Oleh karena itu,
tugas dari SIM adalah mengubah data menjadi informasi.
3. Manajemen,
terdiri dari berbagai aktivitas seorang manajer dalam menjalankan organisasinya
melalui proses perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengontrolan
jalannya operasi perusahaan. Sebagai tugas dari SIM itu sendiri adalah
memudahkan pembuatan keputusan itu semua. Sedangkan tujuannya adalah menyajikan
informasi untuk pengambilan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan,
pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan dan menyajikan sinergi
organisasi pada proses.
B.
Kategori dalam SIM
Pada
dasarnya terdapat 3 kategori materi SIM, diantaranya adalah
1. Kategori
Pertama, menyangkut makna dan hakikat tujuan yang hendak yang dicapai, visi dan
misi manajemen puncak tentang arah yang akan ditempuh oleh perusahaan dalam
rangka pencapaian tujuan, filsafat yang dianut oleh organisasi, pola
pengambilan keputusan yang diterapkan, gaya kepemimpinan yang digunakan, tipe
dan struktur organisasi yang dipakai, modus penggerakan sumber daya manusia
terutamadikaitkan dengan pemberdayaan mereka, standar kerja yang diharapkan,
system imbalan yang diberlakukan, tolak ukur efisiensi kerja, teknik pengawasan,
system penilaian tentang jalannya roda perusahaan, dan system umpan balik yang
digunakan.
2. Kategori
Kedua, SIM menyangkut kondisi yang khas sifatnya dan dihadapi oleh anak atau
cabang perusahaan, seperti : karakteristik khas letak geografis perusahaan,
situasi politik yang dihadapi, system pemerintahan yang berlaku, system hokum
dan perundang – undangan, situasi lapangan kerja, system pendidikan yang
berlaku di masyarakat, budaya masyarakat setempat, tingkat perkembangan
tekhnologi, pandangan pemerintah dan masyarakat setempat tentang
industrialisasi, kebijaksanaan pemerintah tentang kehadiran investor asing,
kebijaksanaan moneter dan fiskal, kebijaksanaan perpajakan, kebijaksanaan
tentang kepemilikan property oleh pihak asing, ketersediaan bahan mentah dan
bahan baku, reliabilitas pemasok,
3. Kategori
Ketiga, yaitu pada tingkat internal anak atau cabang perusahaan, SIM menyangkut
berbagai fungsi yang harus diselenggarakan oleh perusahaan, seperti :
identifikasi core competence perusahaan, fungsi produksi apakah mengandalkan
satu produk unggulan atau diversifikasi produk, tekhnik promosi yang tepat
digunakan, saluran pemasaran yang tersedia, system keuangan yang digunakan,
system akuntansi yang berlaku, penggerakan SDM, manajemen logistic, pelayanan
purnajual, pengaturan kredit dan tingkat bunganya, tekhnologi yang digunakan,
kebijakan tentang transfer keuntungan ke induk perusahaan.
1.2
Alasan Perhatian pada Peningkatan Manajemen Informasi
A.
Kegiatan bisnis semakin rumit
Telah diketahui bahwa organisasi sebagai
suatu system, begitupun pada perusahaan bisnis adalah suatu system terbuka,
system yang berhubungan dengan organisasinya yang adaptif (dapat menyesuaikan
diri) bekerja di dalam lingkungan bisnis. Bisnis terdiri dari komponen –
komponen system berikut yang saling berhubungan, diantaranya adalah :
1. Input.
Sumber – sumber ekonomi seperti manusia, uang, bahan, mesin, tanah, fasilitas,
energy dan informasi yang diperoleh bisnis dari lingkungannya dan digunakan
untuk aktivitas system.
2. Pengolahan.
Proses – proses yang berhubungan dengan organisasi, seperti : pemasaran,
pemabrikan, dan pembiayaan transformasi input menjadi output dan proses –
proses lain, permesinan, pencarian dan pengembangan, pelayanan legal dan lain –
lain.
3. Output.
Produk – produk dan jasa – jasa pelayanan, pembayaran para pegawai dan para
pemasok, deviden sumbangan – sumbangan pajak dan informasi, yang kesemuanya
merupakan output yang dihasilkan bisnis dan ditukar/ditransfer pada lingkungan.
4. Umpan
balik atau disebut juga feedback dari system organisasi menyediakan informasi
bagi manajemen mengenai pekerjaan organisasi.
5. Kontrol.
Para manajer mengontrol operasi – operasi bisnis, sehingga setiap pekerjaan
yang dilakukan mencapai tujuan organisasinya seperti laba, pembagian pasar dan
tanggung jawab social.
6. Lingkungan.
Dengan sifat bisnis yang terbuka yang adaptif dan menbagi – bagi input – input
dan output – output dengan system lain dalam lingkungannya. Bisnis harus
memelihara hubungan dengan yang lainnya, misalnya ekonomi, politik, dan system social
dalam lingkungannya.
Namun sejalan dengan perkembangan bisnis sendiri
ternyata kompleksitas kegiatan berjalan semakin rumit hal ini dikarenakan :
1) Pengaruh
ekonomi internasional
2) Persaingan
dunia
3) Kompleksitas
teknologi yang semakin meningkat
4) Batas
waktu yang singkat
5) Kendala
– kendala sosial
Sistem Informasi e-Business dibangun untuk menjawab tantangan
pengintegrasian data dan informasi dari proses bisnis berbasis internet.
B.
Kemampuan komputer semakin baik
Dalam era modern ini penggunaan
elektronik khususnya computer sangat pesat dan berkembang cepat dengan
tekhnologi yang canggih, sehingga penggunaannya pun dapat dipergunakan dalam
SIM. SIM biasanya dioperasikan sebagai sebuah system dasar computer yang
mempunyai maksud untuk mensuplai informasi kepada manajer dengan menggunakan
gambaran, kesimpulan, membuat prediksi, merekomendasikan akibat daripada
tindakan. Data yang digunakan manajer diperoleh melalui telekomunikasi,
hubungan seseorang dengan yang lainnya, dengan mempelajari dan menganalisis system
prosedur melalui data dan pemrosesan data. System menyediakan informasi untuk
mendukung manajer dalam menjuruskan organisasi untuk mewujudkan tujuannya.
Dalam system ini dikenal juga sistem
terotomasi yang merupakan
bagian dari sistem buatan manusia dan berinteraksi dengan kontrol oleh satu
atau lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakat
modern.
Sistem terotomasi mempunyai sejumlah komponen
yaitu :
1. Perangkat keras (CPU, disk, printer, tape),
2. Perangkat lunak (sistem operasi, sistem
database, program pengontrol komunikasi, program aplikasi),
3. Personil (yang mengoperasikan sistem,
menyediakan masukan, mengkonsumsi keluaran dan melakukan aktivitas manual yang
mendukung sistem),
4. Data (yang harus tersimpan dalam sistem selama
jangka waktu tertentu),
5. Prosedur (instruksi dan kebijakan untuk
mengoperasikan sistem).
Sistem
terotomasi terbagi dalam sejumlah katagori
:
1. On-line
systems. Sistem on-line
adalah sistem yang menerima langsung input pada area dimana input tersebut
direkam dan menghasilkan output yang dapat berupa hasil komputasi pada area
dimana mereka dibutuhkan. Area sendiri dapat dipisah-pisah dalam skala,
misalnya ratusan kilometer. Biasanya digunakan bagi reservasi angkutan udara,
reservasi kereta api, perbankan dll
2. Real-time
systems. Sistem real-time
adalah mekanisme pengontrolan, perekaman data, pemrosesan yang sangat cepat
sehinga output yang dihasilkan dapat diterima dalam waktu yang relatif sama.
Perbedaan dengan sistem on-line adalah satuan waktu yang digunakan real-time
biasanya seperseratus atau seperseribu detik sedangkan on-line masih dalah
skala detik atau bahkan kadang beberapa menit. Perbedaan lainnya, on-line
biasanya hanya berinteraksi dengan pemakai, sedangkan real-time berinteraksi
langsung dengan pemakai dan lingkungan yang dipetakan
3. Decision
support system + strategic planning system. Sistem yang memproses transaksi organisasi secara harian dan
membantu para manajer mengambil keputusan, mengevaluasi dan menganalisa tujuan
organisasi. Digunakan untuk sistem penggajian, sistem pemesanan, sistem
akuntansi dan sistem produksi. Biasanya berbentuk paket statistik, paket
pemasaran dll. Sistem ini tidak hanya merekam dan menampilkan data tetapi juga
fungsi-fungsi matematik, data analisa statistik dan menampilkan informasi dalam
bentuk grafik (tabel, chart) sebagaimana laporan konvensional
4. Knowledge-based
system. Program komputer
yang dibuat mendekati kemampuan dan pengetahuan seorang pakar. Umumnya
menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak khusus seperti LISP dan PROLOG.
Kemampuan
computer yang semakin baik ini juga membuat pemakai semakin tahu bagaimana
mendayagunakan computer untuk membantu pekerjaannya. Pada akhirnya, proses
bisnis yang dilakukan secara elektronis membawa organisasi lebih dikelola secara
digital, yang membawa dampak pada hal-hal sebagai berikut:
·
Organisasi semakin ramping. Organisasi
yang gemuk dan birokratis lebih sulit untuk mengikuti perubahan yang pesat
dewasa ini, kurang efisien, dan tidak dapat kompetitif. Oleh karenanya, banyak
model organisasi ini sekarang dirampingkan, termasuk jumlah pegawainya dan
tingkatan hirarkis manajemennya.
·
Pemisahan pekerjaan dari lokasi.
Teknologi komunikasi telah mengeliminasi jarak sebagai satu factor yang harus
dipertimbangkan dalam pekerjaan.
1.4
Pemakai Informasi
Banyak sekali pemakai system informasi,
pelaku system ini terdiri dari 7 kelompok, diantaranya adalah :
1. Pemakai,
pada umumnya 3 ada jenis pemakai, yaitu
operasional, pengawas dan eksekutif.
2. Manajemen,
umumnya terdiri dari 3 jenis manajemen, yaitu
manajemen pemakai yang bertugas menangani pemakaian dimana sistem baru
diterapkan, manajemen sistem yang terlibat dalam pengembangan sistem itu
sendiri dan manajemen umum yang terlibat dalam strategi perencanaan sistem dan
sistem pendukung pengambilan keputusan. Kelompok manajemen biasanya terlibat
dengan keputusan yang berhubungan dengan orang, waktu dan uang
3. Pemeriksa,
ukuran dan kerumitan sistem yang dikerjakan dan
bentuk alami organisasi dimana sistem tersebut diimplementasikan dapat
menentukan kesimpulan perlu tidaknya pemeriksa. Pemeriksa biasanya menentukan
segala sesuatunya berdasarkan ukuran-ukuran standar yang dikembangkan pada
banyak perusahaan sejenis.
4. Penganalisa
system, fungsi-fungsinya
antara lain sebagai :
·
Arkeolog
; yaitu yang menelusuri bagaimana sebenarnya sistem lama berjalan, bagaimana
sistem tersebut dijalankan dan segala hal yang menyangkut sistem lama.
·
Inovator
; yaitu yang membantu mengembangkan dan membuka wawasan pemakai bagi
kemungkinan-kemungkinan lain.
·
Mediator
; yaitu yang menjalankan fungsi
komunikasi dari semua level, antara lain pemakai, manajer, programmer,
pemeriksa dan pelaku sistem yang lainnya yang mungkin belum punya sikap dan
cara pandang yang sama.
·
Pimpinan
proyek ; Penganalisa sistem haruslah personil yang lebih berpengalaman dari
programmer atau desainer. Selain itu mengingat penganalisa sistem umumnya
ditetapkan terlebih dahulu dalam suatu pekerjaan sebelum yang lain bekerja,
adalah hal yang wajar jika penanggung jawab pekerjaan menjadi porsi penganalisa
sistem
5. Pendesain
system, pendesain sistem
menerima hasil penganalisa sistem berupa kebutuhan pemakai yang tidak
berorientasi pada teknologi tertentu, yang kemudian ditransformasikan ke desain
arsitektur tingkat tinggi dan dapat diformulasikan oleh programmer.
6. Programer,
mengerjakan dalam bentuk program dari hasil
desain yang telah diterima dari pendesain.
7. Personel
pengoperasian, Bertugas
dan bertanggungjawab di pusat komputer misalnya jaringan, keamanan perangkat
keras, keamanan perangkat lunak, pencetakan dan backup. Pelaku ini mungkin
tidak diperlukan bila sistem yang berjalan tidak besar dan tidak membutuhkan
klasifikasi khusus untuk menjalankan system.
1.5
Hubungan Tingkatan Manajemen Dengan Informasi
1. Semakin
tinggi tingkatan manajer semakin memerlukan informasi dari luar organisasi, dan
sebaliknya, semakin rendah semakin memerlukan informasi intern.
2. Semakin
tinggi tingkatan manajer semakin memerlukan informasi yang lebih ringkas, dan
sebaliknya, semakin rendah semakin memerlukan informasi lebih rinci.
Oleh : Nunik eka dari berbagai sumber. Semoga bermanfaat :)
Sumber ;
Siagian, Sondang P. 2004. Manajemen
Abad 21. Jakarta : Bumi Aksara.
Siagian, Sondang P. 2006. Manajemen
Internasional. Jakarta : Bumi Aksara.
Ukas, Maman. 2004. Manajemen.
Bandung : Agnini Bandung.
Sutono,
Djoko, dkk. 2007. Modul Sistem Informasi manajemen. Jakarta : Pusat Pendidikan
dan Pelatihan Pengawasan Badan Pengawasan Keuangan ddan Pembangunan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar